Voorwaarden Costa Studio

1. Wie we zijn

• MB Kava Plius — kleine maatschap (mažoji bendrija), ingeschreven in Litouwen
• Registratienummer: 304240490
• Statutair adres: Liepų g. 17, LT-41125 Biržai, Litouwen
• Btw-nummer: LT100018052115
• E-mail: info@costacreativelab.com
• Telefoon: +370 643 27828
• Vertegenwoordigd door: Grantas Petrulis
• Ingeschreven in het register van rechtspersonen van de Republiek Litouwen (staatsbedrijf Centrum van Registers)

2. Voor wie

Costa Studio is uitsluitend bedoeld voor bedrijven: ondernemingen en zelfstandigen die het voor hun bedrijf of beroep gebruiken. Het herroepingsrecht van 14 dagen voor consumenten is daarom niet van toepassing. De overeenkomst wordt gesloten door de eigenaar van de salon (of iemand die daartoe door de eigenaar is gemachtigd), die de factuurgegevens in de beheeromgeving invult.

3. Wat is inbegrepen

• De website van de salon in het Costa Studio-ontwerp, met je foto’s, teksten, behandelingen en prijzen.
• Een domein: een nieuw domein, geregistreerd op jouw naam (registratie of verlenging tot € 15 per jaar inbegrepen), of je bestaande domein, gekoppeld aan de site.
• De beheeromgeving studio.costacreativelab.com voor jou en je team: agenda, afspraken, klanten, berichten, behandelingen, openingstijden, meldingen op de telefoon.
• Online afspraken maken op de website, bevestigingen en herinneringen aan klanten per e-mail en SMS (SMS volgens artikel 4).
• Online betalingen (aanbetaling of volledig bedrag) op je eigen Stripe-account.
• Hosting, SSL, back-ups, updates en technisch onderhoud.
• Maximaal 2 inhoudelijke aanpassingen van de website per maand, door ons uitgevoerd (teksten, foto’s). Behandelingen, prijzen en openingstijden wijzig je zelf in de beheeromgeving. Grotere klussen worden apart geoffreerd en alleen uitgevoerd als je akkoord gaat.

4. Prijs en SMS

• De prijs hangt af van het aantal betaalde stylisten: 1 – € 29, 2 – € 39, 3 of meer – € 49 per maand (nooit meer). Een betaalde stylist is een actief teamlid van wie de agenda openstaat voor boekingen; de eigenaar telt mee als die zelf met klanten werkt.
• Verandert het aantal, dan geldt de nieuwe prijs vanaf de volgende betaling; de lopende maand wordt niet herberekend.
• SMS: 100 SMS per maand per betaalde stylist zijn inbegrepen, maximaal 300. Daarboven € 0,06 per SMS, opgeteld bij de volgende factuur. Je kunt in de beheeromgeving een maandelijks maximum instellen; is dat bereikt, dan stoppen de SMS-berichten en gaan de e-mails door.
• 0 % commissie op boekingen en betalingen van klanten.
• Er wordt geen btw in rekening gebracht – de verkoper past in Litouwen de kleineondernemersregeling (SVS) toe: de prijzen zijn eindprijzen en op de facturen staat geen btw.
• Btw verlegd. Voor zakelijke klanten in een ander EU-land met een geldig btw-nummer wordt de dienst belast in het land van de klant volgens de verleggingsregeling (art. 196 van Richtlijn 2006/112/EG): op de factuur staat geen btw en de klant geeft de btw zelf aan.
• Promotiecodes. Een korting via een promotiecode (bijv. “The first 100”) geldt alleen voor de pakketprijs – niet voor uitbreidingen (bijv. Akademija), extra SMS of het domein. Een code is alleen geldig voor een nieuw abonnement, tot de datum die erop staat en, als het aantal plaatsen beperkt is, zolang er plaatsen beschikbaar zijn. Een korting “voor altijd” geldt zolang het abonnement zonder onderbreking doorloopt; als je opzegt of het abonnement eindigt, vervalt de korting en wordt die later niet hersteld. De korting wordt berekend over de pakketprijs die op dat moment geldt.
• Als we de prijzen wijzigen, mailen we je minstens 30 dagen van tevoren; je kunt opzeggen voordat ze ingaan.

5. Betaling en lancering

• Je betaalt de eerste maand per kaart in de beheeromgeving (Plan & billing). De kaart wordt door Stripe bewaard voor de maandelijkse betalingen; wij zien het kaartnummer nooit.
• De volgende betaling volgt één maand na de lanceringsdag van je website, en daarna maandelijks op die datum, vooraf. Lancering = de site is gepubliceerd en klanten kunnen online afspraken maken; we laten je dat per e-mail weten. Voorbeeld: je betaalt op 10 oktober, de site wordt gelanceerd op 17 oktober → volgende betaling op 17 november.
• Zolang het abonnement niet is betaald, werkt de beheeromgeving wel, maar kunnen klanten op de website geen online afspraken maken – klanten zien dan je telefoonnummer.
• Na elke betaling stuurt Stripe je een factuur per e-mail; de facturen staan ook in de beheeromgeving (Card & invoices), waar je de kaart en de factuurgegevens kunt wijzigen.
• Mislukt een betaling, dan probeert Stripe het opnieuw en laten wij het je weten. Is er binnen 14 dagen niet betaald, dan kunnen we de online afsprakenfunctie uitschakelen totdat dat wel het geval is.

6. Bouw van de website

Na de betaling nemen we binnen één werkdag contact met je op. Meestal lanceren we de site binnen 3 werkdagen nadat we al je materiaal hebben ontvangen (foto’s, behandelingen en prijzen, team, openingstijden); dat is een schatting, geen gegarandeerde termijn. Heb je al een domein, dan hangt het koppelen daarvan ook af van wanneer je de nameservers ervan wijzigt – tot dan draait de site op een tijdelijk adres.

7. Betalingen van klanten

Klanten betalen rechtstreeks op je eigen Stripe-account. Wij zijn geen partij bij die betaling, het geld komt nooit bij ons terecht en we rekenen geen commissie. Stripe-kosten, terugbetalingen, annuleringsvoorwaarden en ontvangstbewijzen voor klanten zijn een zaak tussen jou en Stripe. Je Stripe-sleutel wordt versleuteld opgeslagen en alleen gebruikt om betalingen aan te maken en terug te betalen.

Wij zijn alleen de technologieleverancier van je website en boekingssoftware. Wij zijn geen partij bij de overeenkomsten tussen jou en je klanten en zijn niet verantwoordelijk voor de diensten die je levert, de afspraken, klachten of claims van je klanten, of voor jouw wettelijke, fiscale en beroepsverplichtingen (vergunningen, btw en andere belastingen, facturen en bonnen, consumentenregels jegens je klanten, het in dienst nemen van je team, arbeidsomstandigheden en hygiëne). Daarvoor ben jij verantwoordelijk, ook voor claims van klanten die voortvloeien uit je diensten of afspraken, tenzij ze zijn veroorzaakt doordat wij deze voorwaarden hebben geschonden.

8. Jouw verantwoordelijkheden

• Je hebt het recht om de foto’s, teksten en logo’s die je ons stuurt te gebruiken, ook de foto’s van je team.
• De informatie over behandelingen, prijzen en voorwaarden op de site klopt, en je houdt je aan de consumenten-, belasting- en andere regels die voor je bedrijf gelden.
• Jij bepaalt wie toegang heeft tot de beheeromgeving: je nodigt teamleden uit en schakelt ze uit (bijv. iemand die is vertrokken) en houdt de inloggegevens veilig.
• SMS-berichten en e-mails uit het systeem gaan alleen naar klanten en alleen over hun afspraken; het systeem wordt niet zonder hun toestemming voor reclame gebruikt.
• Je website toont alleen de reviews (en de bijbehorende foto’s) waarvan klanten met publicatie hebben ingestemd; reviews die je handmatig toevoegt, zijn echt en je hebt daarvoor toestemming van de auteur.

9. Je domein

Nieuwe domeinen worden op jouw naam geregistreerd; wij beheren alleen de technische kant (DNS). Was het domein al van jou, dan blijf je de houder ervan. We vragen nooit om het wachtwoord van je registrar. Als je vertrekt, blijft het domein van jou en helpen we je het te verhuizen.

10. Opzeggen

Je kunt op elk moment opzeggen in de beheeromgeving (Plan & billing → Cancel subscription) of door te mailen naar info@costacreativelab.com. Geen minimale looptijd.

• Vóór de lancering: het abonnement eindigt direct en er wordt verder niets in rekening gebracht. De eerste maand wordt niet terugbetaald als we al met de bouw van je site zijn begonnen; zijn we nog niet begonnen, dan betalen we die volledig terug.
• Na de lancering: de opzegging gaat in aan het einde van de betaalde maand; gedeeltelijke maanden worden niet terugbetaald. Tot dan kun je je bedenken en doorgaan.

11. Wanneer het abonnement eindigt

• De online afsprakenfunctie wordt uitgeschakeld en we kunnen de website offline halen.
• De beheeromgeving en je gegevens blijven minstens 30 dagen beschikbaar: je kunt klanten en afspraken downloaden of ons om een kopie vragen. Daarna verwijderen we ze, behalve wat we wettelijk moeten bewaren (bijv. facturen), en we mailen je vooraf.
• Je domein blijft van jou (zie artikel 9).

12. Beëindiging door ons

We kunnen de overeenkomst per e-mail beëindigen met een opzegtermijn van 30 dagen, of met onmiddellijke ingang bij niet-betaling na 14 dagen, illegale inhoud, spam of ander misbruik. Beëindigen we de overeenkomst zonder dat jou iets te verwijten valt, dan betalen we het ongebruikte deel van de betaalde maand terug.

13. Verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG)

Voor de gegevens van je klanten en je team is de salon de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Dit artikel vormt de verwerkersovereenkomst in de zin van art. 28 AVG.

• Onderwerp, duur en doel: het leveren van Costa Studio (website, boekingen, agenda, herinneringen, berichten, betaalstatus) gedurende de looptijd van de overeenkomst en de periode uit artikel 11.
• Betrokkenen: je klanten en teamleden.
• Gegevens: naam, telefoonnummer, e-mailadres, afspraken en behandelingen, prijzen en betaalstatus, notities, kleurformules, berichten, reviews en de bijbehorende foto’s, roosters. Kaartgegevens zien we nooit – die worden door Stripe verwerkt.
• Bijzondere categorieën: je legt alleen gezondheidsgegevens vast (bijv. allergieën) als je daarvoor een rechtsgrond hebt (bijv. de uitdrukkelijke toestemming van de klant) en alleen voor zover dat nodig is.
• Instructies: we verwerken gegevens alleen volgens jouw instructies – deze voorwaarden en wat je in de beheeromgeving doet – en alleen om de dienst te leveren. Als we van mening zijn dat een instructie in strijd is met de AVG, laten we je dat weten.
• Vertrouwelijkheid en beveiliging: toegang alleen voor personen die tot geheimhouding verplicht zijn; versleutelde verbindingen, geheime sleutels versleuteld opgeslagen, toegang op basis van rollen, back-ups, versleutelde meldingen op de telefoon.
• Bijstand: we helpen je bij de rechten van klanten (inzage, rectificatie, wissing, overdraagbaarheid), bij gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en in contacten met de toezichthoudende autoriteit.
• Inbreuken: we stellen je zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur nadat we er kennis van hebben gekregen op de hoogte, via het e-mailadres voor je facturen.
• Einde: wanneer de overeenkomst eindigt, geven we de gegevens terug (via download) en verwijderen we ze, zoals beschreven in artikel 11.
• Audits: op verzoek verstrekken we de informatie die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen worden nageleefd (info@costacreativelab.com).

Subverwerkers (je geeft hiervoor toestemming; we kondigen een nieuwe of vervangende subverwerker 30 dagen van tevoren aan en je kunt bezwaar maken door op te zeggen):

• Cloudflare, Inc. – hosting, database (regio West-Europa), bestandsopslag, domeinen.
• Brevo (Sendinblue SAS, Frankrijk) – e-mails en SMS aan klanten en het team.
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Ierland) – je abonnementsbetalingen aan ons.
• Apple, Google, Mozilla – bezorging van meldingen op de telefoon; de inhoud is versleuteld en zij kunnen die niet lezen.
• Openprovider – domeinregistratie voor extensies die Cloudflare niet verkoopt.

Sommige leveranciers kunnen gegevens buiten de EER verwerken (met name in de VS), op basis van het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (EU–US Data Privacy Framework) en/of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (art. 46 AVG).

14. Jouw gegevens

Gegevens over de eigenaar, teamleden en facturatie (naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsgegevens, inloggegevens) verwerken wij als verwerkingsverantwoordelijke – om de dienst te leveren, te factureren en veilig te houden – zoals beschreven in de privacyverklaring.

15. Beschikbaarheid en wijzigingen

We doen al het redelijke om de website en de beheeromgeving beschikbaar te houden, maar kunnen geen ononderbroken werking garanderen: we zijn afhankelijk van Cloudflare, Stripe, Brevo, SMS-providers en domeinregisters. We mogen functies verbeteren of wijzigen, zolang de essentie van waarvoor je je hebt aangemeld er niet op achteruitgaat.

16. Aansprakelijkheid

We zijn onbeperkt aansprakelijk bij opzet of grove schuld en overal waar de wet geen beperking toestaat. In alle andere gevallen is onze totale aansprakelijkheid beperkt tot wat je ons hebt betaald in de 12 maanden vóór de gebeurtenis, en zijn we niet aansprakelijk voor indirecte schade of gederfde winst. We zijn niet aansprakelijk voor gemiste afspraken of niet-verzonden herinneringen als gevolg van storingen bij derden (Stripe, Brevo, SMS-providers, Cloudflare, registers), van onjuiste gegevens of van inhoud die jij aanlevert.

17. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden is het Litouwse recht van toepassing. We proberen elk geschil in der minne te schikken – mail naar info@costacreativelab.com (we antwoorden binnen 14 dagen). Lukt dat niet, dan zijn de Litouwse rechtbanken van de plaats van onze statutaire zetel bevoegd.

18. Taal van de overeenkomst

De overeenkomst wordt gesloten in de taal van de beheeromgeving waarin je je aanmeldt – Engels of Litouws. Deze voorwaarden worden voor het gemak ook in andere talen gepubliceerd; als een vertaling afwijkt, heeft de Engelse of Litouwse versie waarmee je je hebt aangemeld voorrang.

19. Wijzigingen in deze voorwaarden

Als we deze voorwaarden wijzigen, laten we je dat 30 dagen van tevoren weten per e-mail en in de beheeromgeving. Ga je er niet mee akkoord, dan kun je opzeggen voordat ze ingaan. Wijzigingen gelden alleen voor de toekomst, nooit voor een periode die je al hebt betaald, en we voeren ze alleen door om een goede reden, zoals een wetswijziging, een wijziging in wat onze leveranciers rekenen of aanbieden, of om veiligheidsredenen.